第一条 为使毕业生档案在转入就业辅导处后进行有序的管理，特制订本办法。

第二条 本校学生档案在学生进入毕业年度之后，由学务处全部移交给就业辅导处进行管理。移交时必须由学务处、就业辅导处主管签字认可。

第三条 本校应届毕业生完成学业后其档案资料应完整地包括以下各种材料：

1．高考录取资料；

2．本人在校成绩单；

3．本人受奖励、惩罚材料；

4．操行成绩考核表；

5．毕业论文答辩评审表；

6．社会实践表；

7．《高等院校毕业生登记表》；

8．《全国普通高等学校本专科毕业生就业报到证（通知书）》。

第四条 上述材料均应在学生毕业前由本校各经办单位办理完毕后，汇集至就业辅导处。

第五条 毕业生档案的正常转递程序：

（一）学生因毕业（结业）后就业、人事代理、人事关系转回原籍（家庭所在地地市级人力资源和社会保障局）的档案转递程序：

1．由学校到河南省大中专学生就业服务中心为其办理《就业报到证》的，就业辅导处将《就业报到证》副联《全国普通高等学校本专科毕业生就业通知书》（一般称为报到证白联）装入档案，通过邮政局将档案寄送至《就业报到证》所列派遣单位；

2．经就业辅导处同意，自行到河南省大中专学生就业服务中心办理《就业报到证》的毕业生，在及时将《就业报到证》副联交回就业辅导处后，学校通过邮政局将档案寄送至《就业报到证》所列派遣单位。

（二）学生升学（录研和专升本）的档案转递程序：

学生个人向就业辅导处提交录取通知书复印件、调档函原件和空白协议书一式三份（已签约的，要提供已签约的协议书一式三份和签约单位出具的解约函原件），录研学生档案学校将通过邮政局将档案寄送至录取学校，专升本学生档案学校不再邮寄，由毕业生本人提至升学学校。

（三）学生肄业、转学、退学的档案转递程序：

学生个人先在学籍部门办理肄业、转学、退学相关手续，将《肄业证》或《转学审批表》、《退学证》复印件交就业辅导处后，学校通过邮政局将档案寄送至转学学校或家庭所在地地市级人力资源和社会保障局。

（四）特殊情况学生档案的转递程序：

学生因下列特殊情况急需使用档案，来不及正常转递，申请自带的，须向就业辅导处提供用档单位出具的写明特殊原因及允许个人自带档案的调档函，办理档案自带手续，其后一切责任由毕业生自行承担：

1．学生考取研究生、国家公务员或被部队、事业单位录用，急需进行政治审查；

2．已就业并办理报到证，但单位急用档案；

3．已就业且暂时不能办理派遣手续，但就业单位需用毕业生档案办理工资、劳动保险、医疗保险等。

第六条 毕业生档案留存在学校的期限原则上为半年，留存期间毕业生所在学院应负责掌握毕业生就业状况，协助及时对其进行派遣。特殊情况可申请将档案留存一年，逾期将全部派遣回生源地，并将其档案通过邮政局寄送至生源地地市级人力资源和社会保障局，其后一切责任由毕业生自行承担。

第七条 任何单位如需查阅毕业生档案，必须开具相关介绍信，严格履行登记手续。毕业生档案原则上不得外借，特殊情形需要外借的，需由毕业生所在学院出示书面申请，并加盖学院公章。借阅人必须限期归还，逾期未还或擅自转借他人的，将不再接收其档案，其后一切责任由借阅人自行承担。

第八条 如遇不确定因素出现档案丢失，经核实，可由毕业生本人联系所在学院予以补办，补办内容仅限大学期间档案，补办后由就业辅导处负责密封。

第九条 档案经办人员须严格遵守档案管理法规，对档案的保管、密封、安全负有不可推卸的责任。

第十条 未尽事宜由就业辅导处负责解释。